Sistemul de administrare al datelor
Mai jos vei găsii toate informațiile necesare pentru administrarea datelor în platforma FinLight. Pentru a facilita administrarea acestora vom prezenta mai jos:
- Caracteristicile generale ale sistemului FinLight
- Preluare datelor din:
- Balanță contabilă – preluare Solduri inițiale
- Registru jurnal – preluare Tranzacții
- Verificare informații
- Disponibilitate
- Calcul indicatori
- Verificare solduri
- Administrare ajustări
Procesul de construcție al raportării financiare FinLight urmează pașii următori:
- Preia Soldurile inițiale (valorile elementelor de patrimoniu) din Balanța contabilă, aferente datei de început a perioadei de raportare dorite
- Preia sumele aferente tranzacțiilor contabile din Registrul jurnal de la începutul și până la finalul perioadei de raportare dorite.
- Prelucrează datele preluate și le transforma în informații care pot fi ulterior prezentate sub diverse pachete (planuri) de raportare financiară
După prelucrarea datelor, utilizatorul poate vizualiza pachetul de raportare ales pentru compania respectivă.
Odată ce există informații in sistem, utilizatorul poate opta pentru:
- vizualizarea perioadei pentru care exista informații prelucrate folosind opțiunea de Vizualizare informații disponibile
- verificarea cifrelor rezultate folosind opțiunea de Verificare solduri
- ajustarea cifrelor rezultate folosind funcționalitatea de Management ajustări.
Transferarea datelor din sistemul contabil în platforma FinLight se face prin:
- importul Balanței contabile pentru preluarea soldurilor inițiale
- importul Registrului jurnal, pentru preluarea tranzacțiilor patrimoniale
Nu contează ordinea în care preiei datele. Poți importa Soldurile inițiale din Balanța contabilă și apoi tranzacțiile patrimoniale din Registrul jurnal sau invers.
Preluarea soldurilor inițiale din Balanța Contabilă
Cale de acces
Funcționalitatea de Încărcare a Balanței contabile poate fi accesată:
1. din ecranul Acasă, secțiunea Administrare date, opțiunea Încărcă Balanța contabilă
2. din orice pagină, accesând meniul orizontal, secțiunea Administrare date, opțiunea Încarcă Balanța contabilă
… accesarea oricărei cai menționate mai sus va deschide pagina unde vei putea încărca Balanța contabilă în modul următor
Proces incarcare balanță contabilă
În ecranul de mai jos trebuie:
- să setezi Data aferentă soldurilor inițiale pe care le preiei din Balanță contabilă
- să alegi, utilizând butonul Selectează fișiere, fișierul de tip Excel ce conține Balanța Contabilă.
- să încarci fișierul selectat prin acționarea butonului Încărcare fișier.
După încărcarea fișierului, FinLight va afișa o pre vizualizare a documentului și vei parcurge pașii următori:
Pasul 1
În tabelul de pre vizualizare, identifici cele 3 coloane care cuprind:
- codul conturilor contabile
- soldurile inițiale debitoare
- soldurile inițiale creditoare
Folosind opțiunea din primul rând al fiecărei coloane (figura nr. 1 în imaginea de mai jos), vei selecta tipul aferent din meniul fiecărei coloane. În exemplul de mai jos am ales:
- tipul Cod Contabil Cont pentru coloana B
- tipul Sold Inițial Debitor pentru coloana D
- tipul Sold Inițial Creditor pentru coloana E
Pentru restul coloanelor trebuie să te asiguri că este selectată valoarea None.
După ce ai selectat cele 3 tipuri descrise mai sus pentru coloanele aferente, trebuie să acționezi butonul Confirmă Coloane (fig. nr 2)
Pasul 3
După confirmarea tipurilor (maparea) coloanelor, vei putea apăsa butonul Procesează (fig. nr 3), acțiune ce va transmite fișierul către sistem pentru analiză.
După analiză, vei primi un mesaj în bara de stare în legătura cu prelucrarea fișierului (fig. 1).
Cele 3 butoane aferente fig. 2-4 au următoarele funcționalități:
- primul buton (fig. 2) va prezenta un raport al soldurilor analizate
- al doilea buton (fig. 3) va transmite (prelua) datele preluate către baza de date și va finaliza procesul de preluare al soldurilor
- al treilea buton (fig.4) va anula procesul de import
Recomandarea noastră este să consulți raportul de preluare pentru a putea decide asupra conformității datelor, conform imaginii de mai jos (fig.1).
Butoanele reprezentate la fig. 2-4 au următoarele funcționalități:
- Butonul Confirma – va transmite datele preluate către baza de date și va finaliza procesul de preluare al soldurilor
- Butonul Respinge – va anula procesul de import
- Butonul Închide – va închide raportul de informare
După preluare, vei primi notificarea de confirmare a preluării datelor.
La fel ca și în cazul de mai sus:
- primul buton (fig. 1) va prezenta un raport al tranzacțiilor preluate în baza de date
- al doilea buton (fig. 2) va șterge notificarea (datele rămân în baza de date)
Confirmarea preluării datelor poate fi verificată la pagina de Administrare informații disponibile.
Preluarea tranzacțiilor contabile din Registrul Jurnal
Cale de acces
Funcționalitatea de Încărcare a Registrului jurnal poate fi accesată:
1. din ecranul Acasă, secțiunea Administrare date, opțiunea Încărcă Registrul Jurnal
2. din orice pagină, accesând meniul orizontal, secțiunea Administrare date, opțiunea Încarcă Registru Jurnal
… accesarea oricărei cai menționate mai sus va deschide pagina unde vei putea încărca Registrul Jurnal în modul următor:
Proces încărcare Registru jurnal
În ecranul de mai jos trebuie:
- să alegi, utilizând butonul Selectează fișiere (fig.1), unul sau mai multe fișiere de tip Excel ce conțin tranzacțiile contabile.
- să încarci fișierul/fișierele selectat(e) prin acționarea butonului Încărcare fișier (fig.2).
După încărcarea fișierului, FinLight va afișa o pre vizualizare a documentului conform imaginii de mai jos:
Pentru continuarea procesului vei parcurge pașii următori:
Pasul 1 – Setarea tipului corect pentru fiecare coloană
În tabelul de pre vizualizare, trebuie sa identifici coloanele ce cuprind, pentru fiecare tranzacție:
- Data la care a fost înregistrată
- Contul debitor aferent
- Contul creditor aferent
- Suma aferentă
Folosind opțiunea din primul rând al fiecărei coloane, vei selecta tipul aferent din meniu. În exemplul de mai sus am ales:
- tipul Data pentru coloana B (fig.1)
- formatul de data de tip „yyyy-MM-dd”, tot pe coloana B (fig.2)
- tipul Cont Debit pentru coloana F (fig.3)
- tipul Cont credit pentru coloana H (fig.4)
- tipul Rulaj Debit pentru coloana I (fig.5)
- tipul Rulaj Credit pentru coloana J (fig.6)
Pentru restul coloanelor trebuie să te asiguri că este selectată valoarea None.
După ce ai efectuat selecția, trebuie să acționezi butonul Confirmă Coloane (fig. nr 7)
Notă:
Este posibil ca în unele cazuri, două tipuri de informații să fie grupate pe o singură coloană, în felul următor:
- rulajul debitor și rulajul credit
- contul debitor și contul creditor
În acest caz, vei alege din meniul coloanei opțiunea:
- Rulaj Debit/Credit
- Cont Debit/Credit
În funcție de tipul fișierul exportat din programul de contabilitate, există doar 3 combinații posibile in ceea ce privește setarea tipului coloanelor:
- Data + Cont debit + Cont credit + Rulaj Debit + Rulaj Credit
- Data + Cont debit + Cont credit + Rulaj Debit/Credit
- Data + Cont debit/Credit+ Rulaj Debit + Rulaj Credit
In cazul în care nu selectezi una dintre aceste combinații, nu vei putea confirma maparea și nu vei putea continua procesul.
Pasul 2 – Procesare
După confirmarea tipurilor (maparea) coloanelor, vei putea apăsa butonul Procesează (fig. 8), acțiune ce va transmite fișierul către sistem pentru analiză.
Pasul 3 – Preluare efectivă în baza de date
După preluarea in baza de date, vei primi un mesaj în bara de stare în legătură cu prelucrarea fișierului.
Cele 3 butoane aferente fig. 1-3 au următoarele funcționalități:
- primul buton (fig. 1) va prezenta un raport al tranzacțiilor existente în fișier
- al doilea buton (fig. 2) va transmite datele preluate către baza de date si va finaliza procesul de preluare al soldurilor.
- al treilea buton (fig.3) va anula procesul de import
Recomandarea noastră este să consulți raportul de preluare pentru a putea decide asupra conformității datelor, conform imaginii de mai jos (fig.1).
Butoanele reprezentate la fig. 2-4 au următoarele funcționalități:
- Butonul Confirmă – va transmite datele preluate către baza de date și va finaliza procesul de preluare al soldurilor
- Butonul Respinge – va anula procesul de import
- Butonul Închide – va închide raportul de informare
După preluarea datelor, vei primi notificarea de confirmare a preluării datelor. La fel ca si in cazul de mai sus:
- primul buton (fig. 1) va prezenta un raport al tranzacțiilor preluate în baza de date
- al doilea buton (fig. 2) va șterge notificarea (datele rămân in baza de date)
Finalizarea preluării datelor poate fi verificată și la pagina de Informații disponibile.
Cale de acces
Funcționalitatea de verificare a informațiilor disponibile în sistem este accesibilă după cum urmează:
1. din ecranul Acasă, secțiunea Administrare date, opțiunea Informații disponibile (fig.1)
2. din orice pagină, accesând meniul orizontal, secțiunea Administrare date, opțiunea Informații disponibile (fig. 2)
Proces administrare Informații disponibile
Ecranul de administrare al informațiilor este structurat in 3 zone ce ofera informații despre:
- Zona A – Intervalul de timp valid – descrie perioada pentru care se pot calcula indicatori financiari
- Zona B – Informații disponibile importate și prelucrate – descrie perioadele pentru care au fost importate date precum și starea prelucrării acestora
- Zona C – Ajustări – descrie perioadele pentru care au fost adăugate ajustări manuale precum și starea prelucrării acestora
Zona A - Intervalul de timp valid
- afișează informații despre intervalul de timp în care s-au urcat date (fig.1). Intervalul este calculat întotdeauna conform următoarele două coordonate:
- Începutul intervalului – prima lună pentru care au fost preluate Solduri inițiale sau Luna înființării companiei
- Sfârșitul intervalului – ultima lună pentru care au fost preluate tranzacții contabile (note contabile)
Un interval este considerat valid atunci când există Solduri inițiale și Note Contabile în luna respectivă precum și/sau în lunile subsecvente.
- permite împrospătarea informațiilor afișate, după operațiuni de import sau de calcul (fig.2)
- permite ștergerea tuturor datelor existente per companie(fig.3). Acționarea acestui buton va șterge toate datele și informațiile financiare ale companiei subiect.
Zona B -Informații disponibile importate si prelucrate
- permite calcularea Rulajelor, a Soldurilor finale si a tuturor indicatorilor economici cu ajutorul butonului Calculează (fig.6). Menționăm că:
- Butonul va fi activ numai dacă există un interval valid de raportare identificat în Zona A
- nu exista o operație de calcul in desfășurare
- permite interogarea ultimului raport de calcul (fig.7)
- afișează informații despre intervalul de timp în care s-au urcat date (fig.1)
- afișează informații despre preluarea tranzacțiilor (note contabile) – (fig. 4)
- afișează informații despre Soldurile inițiale (preluate si/sau calculate de sistem), Rulaje calculate și Solduri Finale calculate.
Zona C - Ajustări
Oferă aceleași funcționalități prezentate mai sus, însă va face referire la contextul de cifre ajustate. In plus, afișează informații în legătura cu coordonata temporală (luna sau lunile) pentru care au fost inserate ajustări (fig.8)
